Dans l’économie d’aujourd’hui, la publicité est une composante nécessaire de l’offre commerciale. Le nombre d’agence de communication ne cesse d’ailleurs de croitre : événementiel, création de sites, animation de réseaux sociaux, vidéo motion design… tous les domaines d’expertise sont concernés.
Manageo est un logiciel de gestion commerciale en ligne disponible en mode SaaS dans le Cloud. La solution permet notamment aux agences de communication de simplifier leur facturation et d’automatiser leur pré-comptabilité. Son interface intuitive en fait un outil efficace et simple d’utilisation. Voici le décryptage du fonctionnement de Manageo et comment la solution permet aux agences d’optimiser leur gestion.
Un logiciel de gestion pour améliorer la productivité
De nombreuses agences de communication gèrent toujours leurs projets et leur facturation sur des feuilles de calcul Excel. Ces dernières années, nombreuses sont celles qui recherchent des logiciels de gestion d’entreprise afin de faire le suivi de leurs marges, de définir chaque tâche des projets, de collaborer avec leurs équipes et d’obtenir une vue d’ensemble des clients et de la facturation.
Quand elles cherchent un logiciel de gestion, c’est d’abord et avant tout pour gérer leur facturation. Néanmoins, un logiciel de gestion doit permettre à l’agence de gérer tous les aspects de son quotidien afin de libérer son temps et ses ressources pour son cœur de métier : accompagner ses clients.
Nous avons remarqué que ces entreprises optent souvent pour un logiciel de gestion en ligne. Tout d’abord, parce que ce mode d’accès est en adéquation avec leur état d’esprit. Ces sociétés jeunes et très connectées apprécient la flexibilité et l’ergonomie des logiciels de gestion en ligne.
Les agences de communication qui ont adopté Manageo.ma apprécient, en effet, le gain de temps acquis grâce au logiciel : pas d’installation, des mises à jour automatiques et un service accessible, même en mobilité. Les fonctionnalités qu’elles utilisent sont :
- Gestion de la relation client.
- Gestion du catalogue de prestations.
- Edition des devis et factures.
- Saisie des bons de commandes.
- Suivi des marges prévisionnelles et réelles.
- Suivi d’affaires et de facturation.
- Gestion des achats.
Manageo nous a permis de profiter d’une grande flexibilité dans la gestion de nos devis et le suivi de notre trésorerie en temps réel. L’ergonomie de l’interface, la diversité des modules et la réactivité du support font de Manageo THE plateforme de gestion en ligne au Maroc — Paradox Communication.
Gérer la trésorerie et suivre la relation client
Pour la vente, il est primordial de suivre :
- Le chiffre d’affaires et la marge brute vendue, seule cette dernière important réellement.
- La taille du pipe commercial, à savoir le montant des devis en attente de validation.
- Le taux de conversion de devis acceptés en nombre et en valeur.
Il est essentiel d’avoir des rapports permettant de comparer les coûts estimés aux coûts réels, facturables et facturés afin de donner une idée claire de la rentabilité de l’entreprise. Manageo permet d’appliquer des filtres lors de la création du rapport pour afficher des informations spécifiques telles que le nom du client, l’affaire, la prestation, les plages de dates et les statuts des travaux, pour n’en nommer que quelques-uns.
Manageo permet également de faire un suivi précis de la facturation et de la trésorerie avec les indicateurs suivants :
- Ce qui a été facturé.
- Ce qui reste à facturer, commandes des clients en cours de production.
- Ce qui doit être encaissé, avec les retards de règlement (balance âgée).
A noter qu’il est particulièrement important de s’assurer que les clients payent régulièrement et que les retards ne s’accumulent pas.
Enfin, le CRM permet d’avoir – en plus de toutes les informations des clients (coordonnées, contacts…) – une vue synthétique des réalisations avec chaque client. Comme dans toute activité et spécialement les métiers de la communication, il est important de s’assurer de la satisfaction des clients et de les fidéliser pour déclencher de nouvelles opportunités de collaboration. Un client fidélisé coûte moins cher à acquérir qu’un nouveau client !
Une expérience utilisateur agréable
Du fait de leur métier, les agences de communication ont une très forte sensibilité pour tout ce qui est visuel, d’où l’importance d’avoir un logiciel de gestion offrant une expérience utilisateur agréable et une ergonomie bien pensée. Il ne faut pas négliger l’importance du ressenti des utilisateurs de l’agence de communication car cela va conditionner leur adoption de l’outil. Le logiciel doit être facile à prendre en main pour que les collaborateurs de l’agence de communication se l’approprient rapidement.
Aussi, Manageo a été conçu pour être un logiciel de facturation «simplement efficace». Ainsi, simple et intuitive, l’application Manageo offre la possibilité de centraliser toute l’information des clients, prospects, fournisseurs et partenaires en un seul et même endroit.
Nous utilisons Manageo depuis septembre 2017 et nous en sommes très satisfaits. Au-delà de son aspect très intuitif et facile à utiliser, Manageo a su mettre à nos dispositions toutes les ressources humaines et techniques nécessaires pour faire évoluer la plateforme selon le schéma que l’on s’est fixé — Bonzai Communication.
En somme, la vie de l’agence est dynamique, mais elle peut vite devenir chaotique en raison de l’afflux massif de demandes des clients, de délais serrés, de processus d’approbation et de la création manuelle de rapports sans garantie d’exactitude des données.
L’outil de gestion des agences, Manageo, est une solution unique et centrale pour gérer tout le travail d’une agence de communication tout au long de son cycle de vie. Avec Manageo, les agences peuvent mettre fin au chaos, rester compétitives, et gagner en crédibilité et en confiance auprès de leurs clients.
Par Youssef Lemrini, fondateur de Manageo.ma.
