Ça y est ! Après des mois d’emails, de soutenances, d’appels et de négociations, vous venez de signer un gros projet, félicitations ! Le kick-off est prévu dans 10 jours. Tous mes conseils pour réussir cette réunion déterminante au succès du projet.
Une réunion kick-off, c’est quoi ?
Un kick-off est la première réunion entre l’équipe projet et les parties prenantes du projet (qui peuvent être internes ou externes : le client ou le sponsor). Cette réunion est l’occasion de réunir les bonnes personnes dans un même lieu, au bon moment, pour se synchroniser et discuter de tout ce qui guidera le projet vers le succès.
Pourquoi organiser un kick-off ?
Le but d’un kick-off est de jeter les bases d’un projet réussi. C’est l’occasion de s’assurer que toutes les parties prenantes et l’équipe projet sont alignées sur :
- La vision
- Les objectifs
- Le budget
- Le calendrier
Le concept du kick-off peut paraître simple, et vous pourriez, en qualité de directeur de projet, être tenté d’envoyer un simple email récapitulatif, mais résistez ! Un kick-off doit être tenu « en personne », afin de construire une feuille de toute claire, sans confusion ni attentes mal gérées.
La réunion de lancement est un moment critique dans un projet.
Un bon kick-off, c’est un kick-off préparé !
Votre équipe est super enthousiaste, l’énergie est à son maximum, ils ont tous hâte d’éblouir le sponsor de leur éclat.
Pas si vite.
Le kick-off est tout sauf un moment informel qu’on peut aborder sans préparation. Avec une préparation adaptée, vous pourrez éliminer la plupart des mauvaises surprises du processus de gestion de projet – et éliminer, surtout, les revers qui pourraient survenir plus tard dans le projet.
Une solution consiste à organiser un kick-off interne avant le vrai kick-off. L’objectif est de mettre tout le monde, dans votre équipe, sur la même longueur d’onde. Il permettra aussi aux membres inexpérimentés de se familiariser avec le contexte du client, sa vision, ses antécédents. Rien de pire qu’une équipe projet qui n’est pas au même niveau d’information que le sponsor et risque d’être désavouée lors de la discussion.
Invitez les bonnes personnes
L’objectif du kick-off (le vrai cette fois !) est de rassembler dans une même salle, en même temps, tous ceux, membres de l’équipe projet ou parties prenantes, qui vont jouer un rôle dans le projet. L’objectif est véritablement de cultiver l’appropriation du projet : pour que le projet soit un succès, chaque membre de l’équipe doit avoir l’impression que c’est son projet.
Si des collaborateurs ne sont pas présents physiquement, assurez-vous qu’ils puissent présent à distance, en vidéo-conférence. Idéalement, organisez la réunion sur le terrain de l’équipe projet : cela vous donnera le contrôle de l’expérience client, vous pourrez planifier le kick-off de manière à ce que le sponsor reparte impressionné (l’accueil, la configuration de la salle, les outils de présentation… TOUT EST SOUS CONTRÔLE !)
N’oubliez pas de désigner pour la réunion un scribe qui se chargera de prendre des notes et de rédiger le compte-rendu.
Un kick-off, ça dure combien de temps ?
Une réunion d’une heure est appropriée, mais le temps alloué au kick-off peut dépendre de l’organisation et de la complexité du projet.
Essayez surtout de garder cette réunion aussi brève mais aussi passionnante que possible, animée et percutante : un kick-off ennuyeux, c’est dire adieu à une participation active et engagée des membres de l’équipe.
Adoptez un ordre du jour flexible
Concevez l’ordre du jour avec les priorités essentielles du projet. L’idée est d’identifier toutes les exigences, le rôle de chacun, le calendrier des rendus, bref tous les sujets qui nécessitent discussion et consensus. Un kick-off est avant tout un moyen d’embarquer toutes les énergies : il s’agit fondamentalement d’alignement. Gardez cependant un ordre du jour suffisamment flexible pour vous permettre d’inclure d’autres sujets ad-hoc, à la demande des autres parties.
Introduction :
Présentation des membres de l’équipe projet et des parties prenantes (15 mn)
Bien que la réunion de kick-off soit techniquement conçue pour l’alignement du projet, prévoyez quelques minutes, au tout début de la réunion, pour briser la glace et établir le contact avec vos nouveaux meilleurs amis. Ce temps passé à renforcer la relation peut s’avérer bénéfique – et critique – pendant les moments difficiles qui pourraient survenir plus tard dans le projet. Vous identifierez la meilleure façon de dialoguer avec les uns et les autres, qui pourrait être un allié du projet, qui doit être convaincu… C’est surtout l’occasion de « vendre » l’expertise de l’équipe projet, afin de développer le sentiment de confiance du sponsor (vous savez ce que vous faites !) et de confirmer aux parties prenantes qu’elles ont fait le meilleur choix !
Contexte :
Contexte et raison d’être du projet (5 mn)
La contextualisation du projet doit fournir une vue d’ensemble, la big picture, résumable en 2 parties : l’environnement (marché, consommateur, concurrentiel…) et un aperçu des pain points actuels qui ont conduit intrinsèquement au lancement du projet. On touche ici au pourquoi, à la raison d’être du projet. Pensez à formuler un énoncé de mission clair et inspirant. Toutes les parties prenantes doivent pouvoir y revenir pour se motiver lorsque les choses deviennent difficiles ou qu’elles ont le sentiment de perdre le cap.
Portée :
Que faisons-nous (5 mn)
Si vous souhaitez que le projet soit achevé dans les délais et dans le budget, mobilisez-vous pour un consensus sur la portée : c’est le Scope of Work (SoW). La portée décrit les principales caractéristiques, fonctions, inclusions / exclusions, contraintes du projet. Elle doit constituer un équilibre entre les désirs, les caprices et les besoins de la partie prenante, et ce qui est réaliste compte tenu du temps, du budget ou de la complexité. Assurez-vous que toute l’équipe soit consciente des contraintes dès le premier jour.
Les projets peuvent parfois commencer de manière chaotique car nous plongeons directement dans le projet sans connaître le client et vraiment comprendre ses exigences tacites, latentes ou informelles. Pourquoi, si vous avez le temps (30 à 60 mn), ne pas tenter ici un mini-gamestorming ? Inspiré des méthodologies du Design Thinking et des méthodes agiles, le Speed Boat amènera les participants à envisager les risques et anticiper les problèmes, les obstacles et dépendances qui pourraient survenir. Le plus tôt vous saurez ce qui est susceptible de mal se passer, mieux c’est. Vous pourrez ainsi réfléchir à comment y remédier. Ce jeu est aussi parfait pour développer une culture de l’ouverture et briser la glace.
Calendrier :
Comment allons-nous y arriver (10 mn)
N’hésitez pas à utiliser une chronologie visuelle, pour rendre votre calendrier facile à appréhender. Cette carte virtuelle, ce document vivant, qui pourra être enrichi au fur et à mesure du développement du projet, doit présenter les grandes phases (conception, développement, test…), les dates de livraison, les transferts… Vous pouvez utiliser une chronologie de type Lean pour effectuer votre planification. Clarifiez les livrables associés à chaque phase. Conservez ce document dans un emplacement collaboratif pour permettre à toutes les parties prenantes d’accéder en temps réel à tous les progrès du projet. Assurez-vous surtout, lors de la présentation de l’agenda, de discuter de la gestion des changements : quelle sera l’approche adoptée ? Comment les changements seront-ils intégrés au périmètre ?
Rôles :
Qui fait quoi, qui est responsable de quoi (10 mn)
Vous avez certainement une vision très précise de qui fait quoi dans votre équipe, mais ce n’est pas le cas de tous les participants au kick-off. Assurez-vous donc de dresser un mapping précis des rôles et des missions avant la phase d’exécution. Visualisez les dépendances, les transferts. Qui est responsable de l’exécution de chaque jalon ? Qui sera consulté / comptable / informé pour chaque changement de statut ? Qui approuvera les livrables ?
Collaboration :
Comment allons-nous travailler ensemble (5 mn)
Décidez comment votre équipe travaillera ensemble pour respecter efficacement les délais et les jalons : quand l’équipe devrait se réunir, comment la communication devrait être gérée, quels sont les outils et les systèmes à utiliser. Identifiez un emplacement central pour héberger tous les processus du projet, les versions des documents, les notes, les commentaires, avec la possibilité de partager facilement les mises à jour et les informations. Cet espace doit constituer une sorte de guichet unique.
Le kick-off doit être axé sur la façon dont vous allez travailler tous ensemble et aligner les attentes.
Liste de courses :
De quoi avons-nous besoin pour travailler (5 mn)
Il y a toujours une liste de courses nécessaires au bon démarrage du projet. Définissez tous ces éléments dont vous pourrez avoir besoin, par ordre de priorité :
- Connexions : CMS, Analytics, réseaux sociaux, banques d’images…
- Marque : logos, polices, style guides, modèles
- Bases de données
Questions / réponses :
Y a-t-il quelque chose dont nous n’avons pas parlé (5 mn)
Cela semble évident, mais laissez du temps aux questions. Clarifiez tout élément qui aurait pu passer au travers de l’agenda.
Prochaines étapes :
Comment garder l’élan (5 mn)
Chaque participant du kick-off devrait quitter la réunion avec une compréhension précise de ce qui vient ensuite et de ce qui est nécessaire pour commencer. Finissez éventuellement sur une note légère !
Un kick-off bien organisé vous assurera un bon démarrage sur le terrain.
N’oubliez pas les petites choses…
En mettant trop l’accent sur le suivi de l’ordre du jour, il est facile d’oublier les petites choses :
- Faire bonne impression
- Mieux connaître les attentes du sponsor / client
- Cultiver la camaraderie
Cultivez donc une énergie positive pendant la réunion, prévoyez suffisamment de temps pour les conversations informelles, les pauses et les présentations, adoptez un ton léger et décontracté et surtout, assurez-vous que tout le monde (votre équipe et celle du client / sponsor) s’implique.
Le kick-off, première d’une longue série de réunions
Le kick-off est maintenant terminé.
Vous avez un plan solide, une équipe solide et motivée et une mission claire. Votre travail consiste désormais à maintenir cet élan. Débriefez en interne et envoyez un email récapitulatif comprenant les notes de la réunion.
Faites une liste des prochaines étapes. Vous organiserez probablement de nombreuses autres réunions au cours du projet : prenez régulièrement le pouls émotionnel de l’équipe pour maintenir une participation active et engagée.
